Si queremos usar Word, Excel, PowerPoint y otros programas de Office, la suite de Microsoft, tendremos que pasar por caja. A diferencia de otras alternativas, como LibreOffice, esta suite es de pago, y por ello, para poder usar sus programas tendremos que pasar por caja. Microsoft nos ofrece dos formas de hacerlo: la primera de ellas es comprando la licencia completa, como siempre, y la segunda es mediante una suscripción periódica a Office 365. ¿Cuál debemos elegir?

Cada producto ofrece ventajas e inconvenientes. Por ello, cada usuario debe pensar bien cuál se adapta mejor a sus necesidades antes de elegir si quiere optar por la licencia completa o por el modelo de suscripción.
La licencia de Office Hogar y Estudiantes 2019, por ejemplo, nos ofrece, a cambio de un pago único, acceso ilimitado a Word, Excel y PowerPoint en 1 PC, pero no incluye nada más. Por otro lado, las suscripciones a Office 365 nos ofrecen acceso a Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y Access, tanto en PC como en smartphones, además de tener acceso a OneDrive y Skype. Pero tendremos que pagar todos los meses, o todos los años, para poder seguir usando estos servicios.
Tanto la licencia individual como la suscripción podemos comprarlas en el siguiente enlace.


Pago único de Office: su ventaja es que es para siempre
La licencia única de Office Hogar y Estudiantes 2019 tiene un coste de 149 euros, precio que debemos pagar de una sola vez y nos dará acceso a Word, Excel y PowerPoint. Esta licencia es válida solo para una persona en PC o Mac.
Esta licencia será válida de por vida. Podemos cambiar de ordenador, formatear o lo que queramos que, cuando volvamos a instalar Office, podremos volver a activarlo con la licencia. Y no tendremos que volver a pagar nada más, podemos usarla para activar Microsoft Office 2019 de forma indefinida.


El principal inconveniente es que, cuando salga la próxima versión de Office (probablemente Office 2022), tendremos que volver a pagar otros 149 euros por esta licencia. Cada licencia es válida únicamente para la versión que hemos comprado. Eso sí, si no nos importa no estar actualizados y usar la versión 2019 hasta que termine el soporte, entonces no hay problema.
Office 365: más barato a corto plazo (o si necesitas la nube)
Office 365 ofrece a los usuarios la posibilidad de ahorrar a corto o medio plazo. Esta suscripción es mucho más completa que la licencia individual. Además de incluir Word, Excel y PowerPoint, también incluye Access, Publisher y Outlook. Además, la suscripción nos brinda servicios adicionales, como Skype y 1 TB de almacenamiento en OneDrive. También nos permite usar Office en Android y iOS.
Podemos encontrar dos tipos de suscripción de Office 365. El primero de ellos, el Personal, que cuesta 69 euros al año y es válido solo para una persona (en todos sus dispositivos), y el Hogar, que cuesta 99 euros al año y es válido hasta para 6 personas (ideal para ahorrar si lo compartimos con familiares o amigos).
¿En cuánto tiempo se amortiza la licencia de Office frente a Office 365?
Depende de lo que usemos Office será mejor optar por un modelo de suscripción u otro. Si, por ejemplo, necesitamos usar Word o Excel desde Android o iOS, entonces solo podemos optar por la suscripción a Office 365, ya que la licencia individual no nos permite eso. Además, si vamos a usar el almacenamiento en la nube de OneDrive y queremos tener 1 TB en esta nube para guardar nuestros datos, entonces no nos queda otra que pagar la suscripción.
Además, si queremos usar Office 365 durante un breve periodo de tiempo (por ejemplo, 1 año) y no tenemos intención de usarlo más en el futuro, la suscripción sigue siendo la opción más barata.
Usando como referencia Office 365 Personal, este modelo de suscripción nos permite ahorrar dinero durante dos años. A partir del tercer año, ya habremos pagado más de los 149 euros de la licencia única. Y además, en el momento que dejemos de pagar la suscripción, volveremos al principio, sin nada en nuestro poder.
Si optamos por Office 365 Hogar, esta suscripción será más barata durante un año y 5 meses. A partir de entonces, ya habremos pagado más que la licencia completa de Office. Y si dejamos de pagar en cualquier momento, todo el dinero que hemos pagado no servirá de nada, perderemos el acceso a todos los servicios de forma inmediata.
Si compartimos esta suscripción con otras 6 personas, la cosa cambia. Cada una de las 6 personas tendrá que pagar 16.5 euros al año. Esto nos permitirá usar todas las ventajas de Office durante 9 años antes de haber pagado los 149 de la licencia completa. En esos 9 años, Microsoft ha habrá sacado dos o tres ediciones nuevas de Office, por lo que si hemos comprado cada una de esas licencias sin duda habremos pagado mucho más a largo plazo.
Con Office 365 podremos tener siempre la última versión sin tener que pagar ni un solo euro más.
El equilibrio perfecto
Supongamos que Microsoft lanza nuevas versiones de Office cada 3 años. Y cada licencia nueva cuesta 149 euros, como la de la versión 2019.
En ese caso, el equilibrio estaría en contratar una suscripción de Office 365 Home y compartirla entre dos personas, a 49.5 euros por cada persona. De esta manera, al cabo de 3 años habremos pagado lo mismo que si hubiéramos comprado la licencia completa. Si seguimos pagando la suscripción nos costará lo mismo a largo plazo que si compramos las licencias completas de las nuevas versiones de Office. Eso sí, gracias a 365 tendremos servicios adicionales como 1 TB de almacenamiento en la nube que, si los valoramos y vamos a usar, desde luego hacen que, en este caso, merezca más la pena.
El artículo Cuánto tiempo necesitas para amortizar tu licencia de Office frente a Office 365 se publicó en SoftZone.